Comment un distributeur a supprimé 9 h de ressaisie par semaine

Comprendre avant de coder

Quand nous rencontrons cette PME de distribution pour la première fois, le constat est vite posé : chaque commande passe entre les mains de trois personnes, transite par autant de fichiers Excel, et se termine dans un e-mail récapitulatif ressaisi à la main. Rien n'est faux — tout est fragile.

Le vrai coût n'est pas le temps perdu : c'est le risque. Une ligne oubliée, une version pas à jour, un chiffre recopié de travers, et c'est une livraison qui déraille. Notre mission a tenu en une phrase : fiabiliser le flux sans bouleverser les habitudes.

Nous avons passé deux jours sur place, à suivre une commande de bout en bout. Pas de slides, pas de cahier des charges figé : on observe, on note, on redessine le flux réel au tableau. Cette phase de cadrage a révélé trois goulots d'étranglement que personne n'avait formalisés — parce qu'ils étaient devenus des habitudes.

Construire par étapes de deux semaines

Plutôt qu'un grand livrable au bout de six mois, nous avançons par cycles courts. Toutes les deux semaines, une démonstration : l'équipe teste sur ses vraies commandes, on ajuste. L'outil ne s'éloigne jamais du terrain, et personne ne découvre une mauvaise surprise à la fin.

La connexion avec leur logiciel de comptabilité a supprimé la dernière ressaisie manuelle — celle qui, justement, causait le plus d'erreurs.

Ce qu'on en retient

Le gain de temps est réel, mais ce n'est pas le plus important. Ce qui a changé, c'est la sérénité : l'information est fiable, chacun sait où la trouver, et l'outil appartient à l'entreprise — pas à un éditeur. Il continuera d'évoluer au rythme de leur activité.

• Commencer petit, sur le flux qui fait le plus mal.
• Connecter l'existant plutôt que tout remplacer d'un coup.
• Livrer souvent pour ne jamais s'éloigner du terrain.

Cofondateur de Sénacle, Henri traduit le quotidien de terrain de nos clients en outils qui leur font gagner du temps.